भोपालमंत्रालय में अब प्रचलित फाइलों के मूवमेंट की स्थिति ज्ञात करने के लिए ई आफिस के माध्यम से भौतिक फाइल मैनेजमेंट ट्रेकिंग सिस्टम एक मई से लागू किया जा रहा है। इससे फाइलों को खोजने में काफी आसानी हो जाएगी और फाइल मूवमेंट तेज होंने से कामकाज भी तेजी से हो सकेगा।एनआईसी ई ऑफिस के जरिए फाइल मूवमेंट सिस्टम लागू करने मंत्रालय कर्मचारियों को विभागवार प्रशिक्षण दे चुका है।
इसके बाद भी यदि कोई अधिकारी, कर्मचारी इसमें ट्रेंड नहीं हो पाया है या पहले प्रशिक्षण नहीं ले पाया है तो उनके लिए सेल्फ लर्निंग हेतु फाइल मैेजमेंट ट्रेकिंग सिस्टम के यूजर मैन्युअल एवं वीडियो वेबसाईट वल्लभ डॉट एमपी डॉट एनआईसी डॉट इन पर उपलब्ध कराए गए है।भौतिक फाइल मैनेजमेंट ट्रेकिंंग सिस्टम को शुरु करने से पहले विभाग के सभी अधिकारियों, कर्मचारियों के ई ऑफिस एकाउंट को अपडेट कराये जाने के साथ-साथ विभागीय मंत्री एवं उप सचिव से उच्च स्तर के सभी अधिकारियों के ई-ऑफिस एकाउंट का डेलीगेशन, अधिकारी के पर्सनल स्टाफ को दिए जाने के लिए ई ऑफिस एकाउंट डेलीगेशन फार्म को भरकर वल्लभ भवन में ई ऑफिस पीएमयू टीम को उपलब्घ कराने के निर्देश सामान्य प्रशासन विभाग ने दिए है।
इस संबंध में तकनीकी समस्या ओन पर एनआईसी की पीएमयू टीम से संपर्क किया जा सकता है।फाइल मूवमेंट होगा आसान , लेटलतीफी के लिए होगी जिम्मेदारी तय-मंत्रालय में ई ऑफिस से फाइल ट्रेकिंग सिस्टम लागू किए जाने से फाइलों का मूवमेंट आसान हो जाएगा। यदि किसी विभाग में किसी कर्मचारी या अधिकारी ने जानबूझकर फाइल रोकी या देर तक अटकाई तो उसकी मानीटरिंग हो सकेगी। उससे देरी का कारण पूछा जाएगा और अनावश्यक फाइल रोकी गई तो संबंधित अधिकारी-कर्मचारी की जवाबदारी तय की जाएगी। जानबूझकर देरी करने वालों को दंडित भी किया जाएगा। फाइल ढूंढना आसान होगा। कहां किस स्तर पर फाइल संचालित है यह तुरंत पता लगाया जा सकेगा। इससे कामकाज में गति आएगी और अधिकारी-कर्मचारी फाइले अपने पास ज्यादा समय तक नहीं रोकेंगे क्योंकि इसका पूरा रिकार्ड ऑनलाईन होगा।
